1) Revisa los datos de la operación
Un dato inconsistente puede producir una observación o impedir que el documento avance. Valida la información exigible para el tipo de DTE y la operación concreta.
- Identificación del emisor y del receptor.
- Montos, impuestos, referencias y totales.
- Datos provenientes de catálogos o registros maestros.
2) Administra el CAF y los rangos de folios
El CAF contiene información sensible para autorizar folios y debe conservarse de forma segura. Cada rango debe utilizarse para el tipo de documento correspondiente.
- Controla qué sistema o sucursal utiliza cada rango.
- Evita asignar un mismo folio a más de una operación.
- Revisa las observaciones vigentes del SII sobre antigüedad del CAF.
3) Consulta el estado antes de reenviar
Una respuesta tardía o inconclusa no significa necesariamente que el envío no fue recibido. Conserva la referencia de la operación y consulta su estado antes de repetirla.
- Relaciona cada solicitud con su identificador de envío.
- Distingue entre pendiente, aceptado, observado y rechazado.
- Registra la razón y el resultado de cualquier reenvío.
4) Analiza observaciones y correcciones
La acción depende del motivo informado. Para una factura, el SII describe correcciones mediante notas de crédito en casos como montos, referencias, giro, dirección o anulación.
- Lee el estado y el detalle entregado por el SII.
- Determina si corresponde corregir texto, montos o anular.
- Confirma plazos y procedimiento antes de emitir la corrección.
5) Define responsables y evidencia
Establece quién revisa estados, quién autoriza una corrección y qué antecedentes deben conservarse para reconstruir la decisión.
- Roles separados para emitir, revisar y corregir.
- Historial de estados y acciones realizadas.
- Procedimiento de contingencia y escalamiento.
Checklist de control
- Validar datos críticos antes de emitir.
- Proteger el CAF y administrar los rangos de folios.
- Conservar una referencia estable por operación.
- Consultar el estado antes de reenviar.
- Documentar observaciones, correcciones y responsables.